Urządzenia fiskalne służą do rejestrowania informacji o sprzedaży detalicznej. Pod względem konstrukcyjnym można je podzielić na rodzaje: drukarki fiskalne, kasy fiskalne, kasy komputerowo-fiskalne. Kasy fiskalne są samodzielnymi urządzeniami rejestrująco-drukującymi, z wbudowanym prostym oprogramowaniem wspomagającym realizację transakcji sprzedaży. Drukarki fiskalne do pracy potrzebują połączenia ze standardowym komputerem biurowym (stacją roboczą), na którym zainstalowane jest specjalistyczne oprogramowanie do sprzedaży. Kasy komputerowo-fiskalne mieszczą się w jednej obudowie, która zawiera komputer z oprogramowaniem, mechanizm drukujący, klawiaturę oraz monitor.

Najważniejszym elementem urządzenia fiskalnego jest moduł fiskalny. Jest to pamięć, w której zapisywane są sumy obrotów z poszczególnych dni w rozbiciu na stawki podatku VAT. Podczas sprzedaży urządzenie fiskalne rejestruje kwoty sprzedaży w tak zwanych totalizerach. Po wykonaniu "raportu dobowego", następuje podsumowanie, wydrukowanie obrotu i zapisanie go na trwałe do pamięci modułu fiskalnego.

Przepisy prawne regulujące kwestie związane z kasami fiskalnymi nie są w pełni usystematyzowane i właściwie brak jest skompletowanego w jednym akcie prawnym dokumentu. Aby przybliżyć zainteresowanym tematykę, podajemy wyjaśnienie kilku pojęć związanych z fiskalizacją i urządzeniami fiskalnymi:

Kasa rejestrująca: Elektroniczna kasa ewidencjonująca i rejestrująca w module fiskalnym sprzedaż każdego towaru lub usługi.

Program pracy kasy: Jest to program pracy kasy (modułu fiskalnego) dopuszczony przez Ministra Finansów do stosowania, zapewniający prawidłowy i trwały jednokrotny zapis wielkości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów i raportów fiskalnych a także wydruków niefiskalnych (nie zawierających transakcji sprzedaży) dopuszczonych do druku przez program pracy kasy.

Program aplikacyjny kasy: Jest to program współpracujący z modułem fiskalnym, odpowiedzialny za prawidłowe zaprogramowanie funkcji oraz zabezpieczający przed wprowadzeniem do kas funkcji, rozwiązań technicznych i programowych nie dopuszczonych programem pracy kasy.

Systemowa kasa fiskalna: Kasa elektroniczna posiadająca możliwość pracy w sieci kas opartej o komputer bądź jedną kasę główną.

Drukarka kasy: Jest to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez daną kasę.

PLU: Liczba towarów, jakie można zdefiniować w kasie fiskalnej.

Moduł fiskalny: Zabezpieczony element kasy rejestrującej, zapamiętujący w pamięci fiskalnej dane o obrotach. Nie ma możliwości wycofania zapisu. Pojemność pamięci fiskalnej określona w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów wynosi minimum 5 lat.

Fiskalizacja: Nieodwracalne uaktywnienie pamięci fiskalnej. Od tego momentu zapisywane są wszystkie dane o operacjach prowadzonych na kasie. Fiskalizacji dokonuje uprawniony pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację wydaną przez producenta kasy.

Książka kasy: Książeczka dostarczana wraz z kasą, w której dokonuje się wszelkich adnotacji dotyczących kasy. Książka kasy musi znajdować się w miejscu prowadzenia sprzedaży.

Numer ewidencyjny kasy: Numer nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na kasę w sposób trwały oraz odnotowany w książce kasy.

Numer unikatowy kasy: numer nadawany przez producenta, wpisany do pamięci fiskalnej w trakcie ufiskalnienia.

Paragon fiskalny: Dokument fiskalny wydrukowany dla nabywcy, w momencie sprzedaży. Nagłówek paragonu zawiera nazwę, adres i NIP użytkownika kasy oraz numer kasy. Na paragonie znajdują się dane o sprzedanym towarze (nazwa, cena, stawka podatku, kwoty netto i brutto), oznaczenie kasjera, data i godzina wystawienia. Od zwykłego paragonu różni się specjalnym symbolem fiskalnym, po którym następuje numer unikatowy kasy.

Paragon kontrolny: Drugi egzemplarz paragonu (najczęściej nawijany na rolkę kontrolną). Stanowi materiał dowodowy w ewentualnych postępowaniach przed Urzędem Skarbowym.

Raport fiskalny: Raport drukowany z urządzenia fiskalnego, może obejmować różne okresy czasu - najczęściej spotykane są dobowe i miesięczne raporty fiskalne. Stanowią podstawę do prowadzenia zapisów księgowych.

Plomba: Ołowiana, zakładana przez pracownika serwisu (każdy serwisant ma swoją plombownicę do określonego typu kasy). Należy sprawdzać czy po zaplombowaniu numer jest czytelny, bowiem plomba uszkodzona oznacza kłopoty i sankcje w razie kontroli Urzędu Skarbowego

Czas rozpoczęcia naprawy: Czas reakcji, ograniczony przez rozporządzenie Ministerstwa Finansów do 48 godzin od momentu zawiadomienia serwisu o awarii do podjęcia interwencji. Nie należy mylić z "terminem naprawy", który regulują przepisy ogólne.

Kasa rezerwowa: Zapasowa kasa fiskalna. Bez niej, w przypadku awarii kasy podstawowej, należy zaprzestać sprzedaży.

Wydruk niefiskalny: Jest to każdy nie zawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym i raportami fiskalnymi.

Producent kas rejestrujących: Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła i wprowadza do obrotu kasy rejestrujące.

Importer kas rejestrujących: Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wprowadza do obrotu importowane kasy rejestrujące.

Serwisowanie kas rejestrujących: Są to czynności obejmujące fiskalizację kas, ich naprawy i konserwacje oraz przeglądy prowadzone zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów.